Tout sur la gestion des tâches

 

Objectif

Afin de déployer plus correctement un outil de gestion de tâches, il est utile de définir la question des objectifs réels et du contexte dans lequel l’outil selectionné sera utilisé.

Pour chacun d’entre nous, la question semble triviale, et il serait tentant d’avancer rapidement vers le premier outil en considérant qu’une analyse poussée serait superflue.

Pourtant, dans la réalité, on va se rendre compte que les attentes et les fonctions d’un outil ne vont pas obligatoirement converger. Lorsque l’outil est déployé hativement, sans avoir bien identifié les besoins et les objectifs, l’usage qui en est fait sera forcément limité et le résultat probablement decevant.

Pour éviter cette approche contre-productive, lors du déploiement de nos solutions Perspectives – Gestion de projet nous écoutons attentivement nos interlocuteurs afin de déterminer le besoin primaire. De ces échanges, nous constatons que même si tous les outils se ressemblent et offrent des options similaires, les besoins, eux,  sont, dans la réalité, variables et doivent être clairement cartographiés avant d’opter pour la solution qui semblerait,de prime abord, la plus pérenne .

Les exemples suivants illustrent la variété des potentiels besoins :

  • Cas 1: Je dois pouvoir justifier chaque action jusque 5 ans après le projet et dans cette optique je dois pour toute intervention pouvoir retrouver une trace. 💿
  • Cas 2: J’ai un turn-over important dans mon équipe, je veux permettre à un nouvel engagé de démarrer sur une mission avec un point d’accès à toutes les choix réalisés 🧸
  • Cas 3: Je veux que mon client soit au courant de chaque étape du projet et valide chaque action réalisés 🎭
  • Cas 4: Nous travaillons avec une équipe aux USA, une équipe en France et une équipe en Inde, étant donné les décalages horaires d’application, nous devons pouvoir nous échanger des informations abondantes et fréquentes de manière structurée 🛸

Constatant que les besoins varient fortement d’un contexte à l’autre, nous pourrions opter pour l’une des approches suivantes :

  • Sélectionner l’outil générique qui va couvrir le maximum de besoin :  quel est le risque 🌶🌶🌶   ?
    • Risque 1 : se retrouver avec un outil trop complexe et dès lors peu utilisé
    • Risque 2 : se retrouver avec un outil qui brasse large, mais est finalement « passable » sur le besoin essentiel.  On peut parler de l’usine Risque Usine à Gaz 🏭
  • Sélectionner l’outil spécialisé qui va couvir le besoin très précisément: Le point d’attention ici consiste à vérifier que l’approche n’implique pas une multiplication d’outil, un spécialiste pour chaque besoin. Risques 🌶🌶🌶 = panoplies de pacotilles. 🔫
  • Adapter l’outil à son besoin : 
    • Cette approche peut s’avérer adéquate en fonction de la taille du projet et des autres systèmes déjà en place. Deux niveaux d’adaptations sont possibles :
      • La paramétrisation au sein de l’outil
      • Le développement spécifique par l’adjonction de fonctionnalités supplémentaires.
    • Le risque ici est de créer une dépendance avec un partenaire externe, une ressource interne et de s’imposer d’investir régulièrement pour maintenir une solution spécifique.

Au final, on prend le prisque d’éparpiller l’information essentielle entre différents outils et de ne disposer d’aucune moyen au final de donner une perspective correcte sur l’activité.

La réponse dépend clairement de l’inventaire des besoins qui pourra être réalisé.

 

Contexte des tâches

Au sens large, nos activités s’inscrivent soit :

  • Dans le contexte d’un projet
  • Dans le contexte « day to day » d’une activité récurrente

Quelles sont les réelles différences ?

Pour le projet, généralement :

  • L’équipe est éphémère
  • Les intervenants sont actifs sur différents projets
  • La communication est moins structuré
  • Les inconnues sont importantes
  • Le management est impliqué directement
  • La gestion de l’activité d’un projet se base sur une méthodologie projet alors que généralement dans l’activité day-to-day, une gestion en mode service est plutot adaptée.
  • Les tâches s’attachent à l’arborescence WBS du projet

Pour l’activité récurrente généralement :

  • Les intervenants sont assignés
  • (Sans préjuger de la complexité) le travail à faire est mieux maitrisé
  • La communication pourrait être structuré
  • Les efforts / délais sont mieux maitrisés
  • Le management est impliqué plus indirectement (SLA par exemple)
  •  ???? Les tâches s’attachent à l’activité
    • Département
    • Technologie

 

 

De la gestion de demandes (services) vers la gestion des tâches

 

De la gestion de projet vers la gestion des tâches

La découpe d’un projet se fait généralement sur plusieurs niveaux

  • On peut avoir pour l’exemple,  une première découpe en phase 🍕
  • Et en second niveau une découpe en lots de travaux (work packages) 

 

Comme l’illustre l’exemple ci-dessous, on peut imaginer d’autres options mieux adaptées à la logique de votre projet et ou de votre organisation.

project structure

L’objectif de ces découpes de premier niveau consiste surtout à établir une vue haut-niveau pour un pilotage par le gestionnaire du projet. (Dans les options exposées ci-dessous, on retrouve une découpe en lot, Work Package dans chacun des exemples)

Lorsque que l’on réalise cette première découpe en bloc, la résultante constiutée est généralement nommé la WBS (Work Breakdown Structure) et va généralement permettre de réaliser :

  • Une vision gestion de projet dans le temps
  • Une vision de l’allocation des ressources, en général les packages sont découpés par responsabilité
  • Une vision du projet par domain (e.g. analyse, programmation, construction,etc)

Le déliverable à ce niveau s’addresse plutot au management et permet de vérifier qu’en terme de budget, de ressources et de temps, le projet tel qu’il est envisagé va permettre de répondre à la stratégie de l’entreprise (ou tout au moins à un besoin macro)

 

 

Et les tâches alors ?

Afin de concrétiser le plan élaboré  en lots (Work package) au niveau de la gestion de projet les différents acteurs / intervenants vont devoir organiser leur travail.

A quoi servent les tâches

  • Définition du travail à réaliser
    • C’est généralmenet au niveau de la gesiton des têches que la perspectives des experts sera plus visile.
  • Communication entre les acteurs
  • Bloc Notes
  • Documentation
  • Découpe WBS en éléments plus fin
    • L’organisation au niveau gestion de projet, peut se redistribuer un peu plus finement.
  • Organisation des détails
  • Planification temporaire granulaire

Données utiles pour la gestion des tâches

Communication

Une gestion des tâches va permettre une meilleure communicaiton entre les différetns acteurs du projet.

Chaque outil peut privilégier aussi bien la communication synchrone que la communication asynchrone.

Communication synchrone

La communication synchrone implique que les différents acteurs de la communication soient en présence au même moment autour de l’outil.

L’outil le plus fréquemment utilisé est l’outil de télé-conférence par exmple.

  • Avantage de la communication synchrone :
    • L’avantage d’une communication syncrhone est bien entendu l’interaction, questions posées ou compléments d’information demandé peuvent  trouver immédiatement la réponse la plus adéquat
  • Désavantage
    • Le désavantage est d’une part le caractère éphémère des outils de communication synchrose. Si on ne participe pas à la session, l’information n’est plus accessible.

Communication asynchrone

Avantage

  • La communciation asynchrone permet une meilleure documentation
  • Elle permet le travail entre des personnes sur des fuseaux horaires différents
  • Favorise une meilleure structuration du contenu

Désavantage

  • Si le récepteur souhaite plus d’information, il devra le formuler et attendre un éventuel retour
  • Exige une bonne capacité rédactionnelle de l’emetteur
  • Plus passive

Objectif de la communication dans la gestion des tâches

  • Suivre l’exécution d’une action
  • Demander la réalisation d’une action
  • Faire valider des actions

Les fonctions suivantes s’avèrent utiles pour communiquer

  • Chat
  • Notification
  • Recent change

Documentation

  • il devra être possible d’attacher des docuemnts
    • Si des déliverables permettent de mieux appréhender le contenu, il peut être utile de pouvoir accéder à l’information généré à l’aide d’autres documents
  • Décrire les actions réalisés
  • Une bonne documentation implique qu’il soit possible de retrouver une information dans un ensemble important d’actions archivée. A ce niveau les fonctions utiles sont les suivantes
    • Indexation du contenu et recherche
      • Par projet
      • Par WBS
    • Le contenu doit pouvoir être catégorisé
      • Catégory
      • Tag

Suivi de l’avancement

Afin de permettre de situer l’évolution du projet, un certain nombre d’indicateur sont utiles

  • status des différentes actions. Ci-dessous un exemple habituel des valeurs possibles
    • En cours,
    • terminé,
    • annulé
  • Estimation
    • Estimation
      • Coût
      • Temps
      • Difficulté
      • Effort
  • Suivi
    • Temps passé
    • cout généré
  • Indicateur synthétisque de l’avancement sur plusieurs actions
    • Pourcentage
    • Graphiques

Je mets quoi où ?

 

Ergonomie

 

Gestion des tâches avec Jira

Qu’est-ce que Jira

Jira est un logiciel, développé par la société Atlassian permettant d’organiser le travail autour du développement logiciel.

Jira seulement pour les développeurs ?

Nous analyserons la possibilité d’utiliser Jira pour une activité de gestion de tâche plus large que le développement logiciel

Non, Jira est utilisable pour toutes les équipes, c’est d’ailleurs la première question que le système vous pose lors de la création d’un nouvel environnement.

Jira is available for different teams

 

grace aux fonctions « business » suivantes mises à dispositions des utilisateurs.

 

  • Support de la méthodologie Agile
  • Workflow sur mesure
  • Reporting avancé

 

Le Kanban

Le Kanban est une organisation visuelle très simple des tâches à réaliser.

Kan

Comme on pourrait le faire à l’aide de post-it, des blocs disposés en colonnes permettent d’organiser le travail selon l’ avancement de chacune des tâches.

  • To-do
  • In Progress
  • Done

(las liste des statuts possible peut être adaptée en fonction du besoin spécifique)

Chaque bloc / post-it pourra contenir le détail d’information.

 

Sur mesure

Dans cette section, nous analysons, les manières simples de configurer Jira pour répondre à un besoin de gestion de projet plus spécifique.

Ajouter un champ sur une tâche Jira

Les blocs (tasks) utilisés par Jira Kanban peuvent être adaptées, comme le montre la sisie d’écran ci-dessous

  • Etape 1 : On entre dans le mode configuration du type d’issue (ici une tâche)
  • Etape 2 : On sélectionne le type de champ à ajouter. Les options disponibles sont :
    • Ajouter un court text, un paragraphe, un nombre, un temps, un label, une liste, une case à cocher, une personne.
  • Etape 3 : In donne un nom au champs
  • Etape 4 : on détermine les options (ici donner la liste des valeurs pusique nous avons choisis un liste

Il est dès lors possible d’utiliser ce champs lors de la saisie de chaque tâche

Il   n’est par contre pas possible de grouper (group by) le Kanban sur les champs dynamique  (option qui existe pour tous les champs dans notre solution perspectives.pm)

 

Modifier le processus

Jira permet de définir les différents statuts qui peuvent être associés à une issue (une tâche par exemple)

Il est également possible à l’aide de l’éditeur de workflow de définir la manière dont les status vont évoluer en définissant les transitions possible à l’aide de l’outil de workflow.

Ceci permet de définir une processus. Prenons l’exemple d’une gestion de commande et imaginons que les status qui nous intéressent sont les suivants :

  • créé –> approuvée –> préparée –> executée
  • Etape 1 : on va commencer par créer un nouveau type d’issue. qu’on appellera commande.

Etape 2 :

On adapte le contenu si nécessaire du gabarit d’une commande en partant de la définition classisque d’une issue.

 

  • Etape 3 : On spécifie le processus
  • Tout d’abord on va spécifier les status qui nous semblent pertinnent dans le cadre de la gestion de notre commande.
  • Il est important de noté ici que tous les status que nous créons, doivent rentre dans la catégories des « super status »
    • to do status  (en gris)
    • In-progress status (en bleu)
    • Done status (en vert)
  • Pour notre exemple nous avons donc:
    • To do status :
      • Créér
      • Approuvée

puisque la commande n’est pas encore démarrée

    • In-progress status:
      • préparation
    • Done status
      • Exécutée

Nous ajoutons les transitions entre les différents status

      • order workflow

A l’aide de ce simple exemple, nous avons pu créer un nouveu processus de prise en charge des commandes.

Utilisation des filtres

Les fitres sont particulièrement utile pour permettre de retrouver un sous-ensemble de données sur base de l’un ou plusieurs criètres spécifiques.

  • Par exemple, en suivant notre processus de commande implémenté aux paragraphes précédent, nous pouvons réaliser un filtre transversale sur tous les projets afin de retrouver toutes les commandes en prépration

 

Intégrer des projets externes

Notre question de base :

  • Comment utiliser Jira pour la gestion des tâches de projets externes.
  • Option 1: Créer un projet Jira par projets externes
  • Option 2: Créer un unique projet et gérer la référence aux tâches externes via une dropdown customisées

Dans la suite de l’artice nous évaluerons, les avantages et inconvénients de chacune de ces deux approches…

 

Synchronisation entre systèmes

Echange Jira System Externe

 

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