Objectif
L’objectif du présent document est de passer en revue les différents éléments concrets du déploiement d’un outil de gestion des tâches dans une moyenne ou grande organisation. Il sera utile pour la petite entreprise de réfléchir également, à toutes les pistes évoquées ici, mais sans pour autant nécessiter le même formalisme.
Etape 1 : Evaluer l’objectif prioritaire
- Communication au sein de l’equipe
- Télétravail
- Répartition du travail, vision sur la charge de travail
- Suivi des coûts, suivi des efforts
- Communication vers l’extérieur clients/fournisseurs
- Planification
- Conserver l’historique, documenter
Etape 2 : Etablir les besoins
En fonction de l’objectif prioritaire, il est intéressant de vérifier les différents besoins :
Besoins génériques
- Time tracking
- Task hierarchy
- Repeating Task
- Contact Management
- Import/Export Data
- Report Generation
- Filter ing capabilities
- Document Management
- Access Rights Management
- Integration with other tools (Zapier, IFTTT)
- Google Apps Integration
- Microsoft Office Integration
- Email Notification
- Drag and drop
- Custom Fields
- Developer API
Besoins métiers éventuels
Certaines fonctions de notre produit perspectives.pm sont illustrées ici
Etape 3 : Sélection de l’outil
Elaborer la matrice entre les besoins et les features des produits :
Etape 4 : Configuration de l’outil en 10 questions
- Quel est le périmètre d’utilisation de l’outil ?
- Structure de l’espace par équipe, par projet ?
- Processus de demande ?
- Manuelle ou automatiquement créé
- Définition de l’équipe
- Administration
- Ecriture
- Lecture
- Structure de nommage ?
- Droits à mettre en place
- Structure de base
- Données à exclure
- Mode d’authentification
- Usage –> Cfr communication
Etape 5: Communication vers les utilisateurs
Ne pas sous-estimer le cadre nécessaire afin de réaliser les ambitions prévues à l’aide de l’outil
