Déployer un outil de gestion des tâches

Objectif

L’objectif du présent document est de passer en revue les différents éléments concrets du déploiement d’un outil de gestion des tâches dans une moyenne ou grande organisation. Il sera utile pour la petite entreprise de réfléchir également, à toutes les pistes évoquées ici, mais sans pour autant nécessiter le même formalisme.

 

Etape 1 : Evaluer l’objectif prioritaire

  • Communication au sein de l’equipe
  • Télétravail
  • Répartition du travail, vision sur la charge de travail
  • Suivi des coûts, suivi des efforts
  • Communication vers l’extérieur clients/fournisseurs
  • Planification
  • Conserver l’historique, documenter

Etape 2 : Etablir les besoins

En fonction de l’objectif prioritaire, il est intéressant de vérifier les différents besoins :

Besoins génériques

  • Time tracking
  • Task hierarchy
  • Repeating Task
  • Contact Management
  • Import/Export Data
  • Report Generation
  • Filter ing capabilities
  • Document Management
  • Access Rights Management
  • Integration with other tools (Zapier, IFTTT)
  • Google Apps Integration
  • Microsoft Office Integration
  • Email Notification
  • Drag and drop
  • Custom Fields
  • Developer API

Besoins métiers éventuels

Certaines fonctions de notre produit perspectives.pm sont illustrées ici

Etape 3 : Sélection de l’outil

Elaborer la matrice entre les besoins et les features des produits :

 

Etape 4 : Configuration de l’outil en 10 questions

  • Quel est le périmètre d’utilisation de l’outil ?
  • Structure de l’espace par équipe, par projet ?
  • Processus de demande ?
    • Manuelle ou automatiquement créé
  • Définition de l’équipe
    • Administration
    • Ecriture
    • Lecture
  • Structure de nommage ?
  • Droits à mettre en place
    • Structure de base
  • Données à exclure
  • Mode d’authentification
  • Usage –> Cfr communication

Etape 5: Communication vers les utilisateurs

Ne pas sous-estimer le cadre nécessaire afin de réaliser les ambitions prévues à  l’aide de l’outil

 

 

 

 

 

 

Mindmaps pour mono-slider pathologique

Mindmaps pour mono-slider pathologique

Imaginez Vous entrez dans une salle de conférence peuplée de hauts fonctionnaires et de membres du personnel en tenue et prêt à partir. Vous tentez de capter leur attention en utilisant des mots puissants entremêlés avec élégance, et à l'aide de la présentation qui se...

Miro VS Perspectives – Comparer le mode collaboratif !

Miro VS Perspectives – Comparer le mode collaboratif !

Philosophie du logiciel de gestion de projet Comparons aujourd'hui les deux outils Miro et [Perspectives]. Les deux outils sont axés vers la collaboration en ligne visuelle. Miro opte pour une approche résolument orientée Whiteboarding. Les informations sont disposées...

Comment favoriser le travail collaboratif ?

Comment favoriser le travail collaboratif ?

Pour améliorer la collaboration entre les équipes, tout le monde doit être sur la même longueur d'onde. Les collaborateurs ont besoin de se sentir investis et alignés, ce qui peut être plus compliqué à gérer en ces temps de COVID-19, lorsque tout le monde est absent...