Comment réussir une gestion de projet ?

26 janvier 2021

Vu de l’extérieur, la gestion de projet semble très simple : Vous fixez une date limite. Vous définissez un budget. Vous sélectionnez les bonnes personnes. Le projet est terminé. 

En réalité, la gestion de projet est rarement facile : Vous vous rendez compte que vous n’avez pas affecté les bonnes personnes au projet, vos collaborateurs ne savent pas ce que l’on attend d’eux ou reçoivent des informations contradictoires. Les délais ne sont pas respectés. En d’autres termes: Les choses ne se passent pas toujours comme prévues. 

Dans ces conditions, nous pouvons donc nous demander : « que peuvent faire les entreprises et les chefs de projet pour augmenter leur chance de réalisation des projets dans les délais et en respectant le budget ? »

Nous avons sélectionné 8 secrets pour une gestion de projet réussie :

S’assurer d’avoir tous les détails du projet avant de commencer.

Créer une portée de projet complètement détaillée et approuvée par toutes les parties prenantes est une nécessité. La portée doit inclure des jalons intermédiaires, avec des dates de livraison et une feuille de calcul budgétaire qui représente le temps alloué. Plus la rédaction initiale du projet contient de détails, mieux vous et votre client interagirez tout au long de son exécution. Si des demandes de changement se produisent en cours projet, cela vous permettra de gérer le client immédiatement lorsque quelque chose est hors champ.

Disposer de la bonne équipe de gestion de projet (et de la bonne taille).

Pour qu’un projet soit réussi et aboutisse, vous devez disposer de la bonne équipe de projet, comprenant des personnes dont les compétences et l’expérience peuvent profiter à sa réalisation. Cela permet également de limiter le nombre de personnes impliquées.

Amazon.com utilise la méthodologie de l’équipe « pizza » basée sur l’idée qu’une équipe ne doit pas compter plus de 6 à 10 personnes. Un manager ne peut en réalité gérer qu’un nombre limité de collaborateurs sans perdre de vue ni la vision du projet, ni les détails du travail à accomplir, ni les personnalités et les exigences de son entreprise et de son personnel. Donc, pour maximiser l’efficacité, limitez la taille de vos équipes de gestion de projet. Et impliquez des personnes dont les compétences correspondent à ses exigences.

Définir les attentes et les jalons dès le départ.

Fixez des jalons régulièrement (en prenant en compte le facteur risque) et effectuez des vérifications fréquentes pour vous assurer que votre projet est toujours sur la bonne voie. Si vous ne définissez que des jalons à plus long terme ou lors de la fin d’une grande étape, vous ne réaliserez pas qu’un projet est en difficulté avant qu’il ne soit trop tard. Nous vous conseillons de planifier plusieurs repères de projet pour vous assurer que l’argent investi dans votre projet est utilisé efficacement et que les objectifs sont atteints.

Lorsque toute l’équipe a clairement compris dès le départ la portée du projet, vous éliminez les ambiguïtés qui peuvent faire dérailler un projet. Un bon moyen de le faire est de tenir une réunion de lancement à laquelle toutes les personnes impliquées assistent. Les réunions de lancement aident à définir les attentes où vous pouvez discuter du projet en détail, créer une feuille de route viable et affecter des rôles et des responsabilités.

Être clair sur les délais et sur la responsabilité de chacun

Lorsque plusieurs personnes collaborent sur une même tâche, les affectations, les délais et d’autres détails importants sont souvent perdus en cours de route. Pour éviter toute confusion, déterminez à l’avance, quelles sont les tâches et a quels membres de l’équipe elles sont attribuées puis imposez la responsabilité. Un outil de gestion de projet en ligne et collaboratif comme [Perspective] peut vous aider à le faire simplement.

Il est important que chaque membre de votre équipe comprenne ce que l’on attend de lui ou d’elle. Cela inclut la portée complète du projet et un calendrier précis des tâches à accomplir. Parce que chaque projet est différent, cela va permettre à tous les acteurs clés d’avoir une solide compréhension de la façon dont leurs efforts contribuent au projet dans son ensemble. Les jalons et les repères du projet sont parfaits pour gérer ces attentes et garder les équipes sur la bonne voie.

S’assurer d’avoir un bon système de gestion de projet en place, que tout le monde pourra utiliser facilement.

L’incontournable mail semble la forme de communication la plus évidente lors de la gestion d’un projet, mais il peut entraver sa progression. Parcourir la longue liste de mail pour retrouver la correspondance précédente est une perte de temps énorme. L’utilisation d’un logiciel comme [Perspective], qui conserve toutes les informations et communications du projet en un seul endroit permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de maintenir un espace de travail productif.

Garder les membres de l’équipe motivés en les récompensant lorsque les jalons sont atteints.

Il est utile de fixer des jalons lors de la planification des projets. Pour garantir que les projets restent sur la bonne voie, donnez de la reconnaissance aux membres de l’équipe chaque fois qu’un jalon est atteint. Célébrer les jalons peut être un excellent moyen de suivre les progrès tout en gardant les membres de l’équipe motivés.

Organiser régulièrement des réunions ou des appels sur l’état du projet, mais rester bref.

Une communication régulière avec tous les membres de l’équipe ainsi qu’avec le client est le meilleur moyen de s’assurer qu’un projet est sur la bonne voie. C’est particulièrement important dans un environnement virtuel, où vous n’avez pas le luxe de vous rendre dans le bureau d’un collègue pour vérifier l’état d’une tâche. La planification d’appels téléphoniques réguliers ou de réunions garantit une communication ouverte et claire pour toutes les parties concernées.

Pour éviter que les participants ne se désintéressent, gardez les réunions courtes et agréables en vous limitant à 90 secondes de conversation par personne. Cela encourage les membres de l’équipe à se concentrer sur les détails les plus pertinents de la semaine.

Prévoir du temps pour les changements.

Pour éviter les problèmes et gagner du temps, prévoyez du temps supplémentaire pour les changements spécifiques et les demandes supplémentaires !

 

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